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付款—采购与财务的战争

2017-06-08

 “财务部门,赶紧付款,不然供应商又要断我们的货了!”采购部门用着急的语气催促,“采购部门,悠着点,发票呢?审批呢?”财务部门用不愠不火的语气应答……这些场景都是现实工作中经常遇到的。有时,一件小小的付款事件有可能演变成一场采购与财务的部门之战,双方各执一词,吵得不可开交,其结果要么是以某一方妥协暂告结束,要么是双方各退一步“握手言和”,更多时候则是双方互不相让,导致这场没有硝烟的战争白热化升级,一发不可收拾…… 本期就和大家一起说说关于采购与财务的战争——付款那些事。 

战争起源:付与不付?

战争爆发主要是因为采购要求付款,而财务却不付款引起的。

采购要求付款的原因很简单,主要来自两个方面:一是销售部门传导的压力,产品销量剧增,库存告急,再不备货将导致无货可销,直接影响到销售部门的绩效考核;二是供应商施加的压力,要货可以,现款交易,一手交钱,一手交货,什么?还有上批货的欠款,赶紧付了,否则别想再拿走一分钱的货!

财务不付款的原因也很简单,亦有两个方面:一是付款资料不齐,或无采购合同(或协议),或缺发票和入库单等资料;二是审批流程不全,要么仅有采购部门人员的签字,要么缺了其他审批者审批…… 

    

  解决之道:换位思考

当两个部门各自站在自己的立场上考虑问题时,战争就爆发了,一边是采购扯着嗓子大呼付款,一边是财务缓声回应且慢。如果分开来看,两个部门都做得没错。采购部门作为销售部门的后援,在产品畅销即将脱销之际,有义务有责任寻找货源补仓,如果遇到紧俏商品的供应商趁火打劫,不谈神马信用、账期,一味要求现款(预付款),着急催促付款也在情理之中。财务部门作为资金管控的重地,对每一分钱付款每一笔付款都要严格把好关,对付款资料不齐付款手续不全者予以拒绝,亦是符合规定的。当两者遭遇时,难道除了各自为政僵持不下以外,就没有更好的解决办法吗?大鹏认为,解决之道就是换位思考。


首先,作为业务部门之一的采购部门,要遵循公司的相关规章制度,理解并支持财务部门的资金管控要求,严格按照付款程序办理付款业务:付款资料不齐,赶紧补!实在是没办法立即补上的,承诺一个补全期限,到时报财务部门备案(如,采购合同或协议等)。付款手续不全,立马办!盯着审批者一个一个地签字,出差在外怎么办?电话或短信沟通、QQ或微信拍照审批,回来后补签。其实,财务管控资金的主要出发点就是防范风险,只要一切付款风险尽在可控范围,财务部门也没有理由死磕不付款。


其次,作为资金管控的财务部门,除了坚持原则按规矩办事外,也要理解业务部门的不易,毕竟财务的一个重要职能就是服务,为业务做好服务,怎么做?当采购付款有问题时,不是简单粗暴地两个字“不行”或“不能”,而是采用“可以试试这个办法”或“最好能这样处理”给出一个合理的解决方案。除了告诉采购为何不能付款的理由外,还要提供建议或意见,供其参考,特别是在采购付款紧急的情况下,更要帮其想办法解难题,提供一个“两全齐美”的解决之道,在风险可控的前提下满足采购付款的需要。


现实工作中,会计给人的感觉是中规中矩、生硬呆板,但是业务给人感觉却能灵活变通、左右逢源,这不足为奇,主要是各自岗位性质不同所致。如果换位思考,财务在守住风险“红线”的前提下,方式方法尽可能灵活一点,业务在满足业务需求的基础上,多一点资金管控的风险意识,或许采购和财务就不会再因为付款引发战争,即使引发战争,也会因为双方换位思考而揠旗息鼓握手言和。 


一句话,采购和财务一团和气没有争吵(虽然我们希望如此,但事实上不可能做到),那是不正常的;同理,采购和财务总有矛盾天天争吵(这是一些公司的常态),这也是不正常的。采购和财务因为角度不同,肯定有矛盾,避免不了争吵,但是,通过换位思考和积极沟通,肯定可以化解矛盾,达成一致意见,因为,办法总比困难多。


作者:大鹏 来自:中国会计视野

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