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采购办公室里的交付战争,是如何打响的?

2016-09-02

转自:宫迅伟-采购与供应链

某些企业的采购供应链办公室里,往往会听到电话铃声此起彼伏,采购人员们声嘶力竭地呼叫着供应商的简称,催促着货物的到来。这些镜头让你立刻会想起我国过去的战争片。


不过不同的是,影片里是传统的农村土屋,电台与老式电话机,人是穿着军装,而现在是在现代化的办公室,手机与电话,人是穿着工作装。相同的是,都是一付急切焦虑的面部表情。在战争片中,可以看到一个命令下来,要求部队或者弹药在什么时候之前必须达到什么位置,然后,部队就不顾一切地按命令执行,尽量争取提前达到。因为这关系到战争的胜败,人们的存亡。


而供应链的条件更为苛刻,它要求的是准时,既不能迟也不能早。供应商就是供应链战争的部队,物料是否能够准时达到,关系到供应链的成败。影响着企业的存亡。难怪乎,物流的英语解释叫“后勤”,是从军队里引用过来的。搞得供应链也像打仗似的。


一了解办公室内的交付战争原因,大部分与采购周期有关。

采购周期是指采购方决定订货并下订单,经过供应商确认、订单处理、计划与生产、原料采购、质量检验、发运(有时为第三方物流)等环节,直到交付到采购方仓库的整个周期时间。简单的说,就是规律性的两次采购间隔的天数。它的确定,是采购供应链的一项重要工作内容。


别看这些企业每天与供应商的“交付战争”不断,可是在与供应商确定交付周期时,却不那样地认真对待。采购周期要经历这么些环节,每个环节的作业方法与花费时间都应该得到双方确认,然后将总的时间作为采购周期写入《采购合同》或者《物流协议》之中。这是约束双方采购活动的主要条款。也采购供应链活动的依据。


那么,交付战争为什么还会爆发呢?其中原因之一就是采购周期的谈判没有充分准备,也许有些企业连谈判都没有,采购周期由供应商说了算。为什么是这个周期,它是怎样组成的,上面谈到的每一个环节是否有人专门去核查,不得而知。尤其在周期的计量单位上,有的国产件以周、以月为单位,还有的只要不影响采购方的生产,什么时候都可以。因此,供应商在履行交付时的时间弹性比较大,而与其匹配的是精确到分或者秒的生产节拍,无怪乎交付战争会在供应链办公室打响,而且将持续到下班,到家里。


采购供应链的一项重要工作就是确保供应商按时交付。所谓按时,就是根据采购周期确定的时间标准进行交付。因此与供应商确定与不断改善采购周期显得非常重要。因为采购周期的不确定或者过长会影响生产,影响库存以及影响最终顾客的交付与服务。


我们要消除采购供应链的战争状态,就应该做到以下几点:

采购供应链部门对供应商的交付周期,必须作为一个专题,在供应商与物料开发阶段,就进行详尽的了解。要真正了解供应商的计划、生产、检验与发运的方式和周期,了解他们的相关产能,并以明确的天数为时间单位。对可能发生的异常情况包括自然灾害,做好预案,特别是建立报警机制与制定应急计划。这些内容都要经过双方确认,在合同里加以规定。


对到货的时间必须有明确的时间要求,至少是以天为单位,尽量采用小时与分钟,因为时间越精确,供应链的控制水平与工作效率也越高离战争会越远,成本就会相应降低,离战争也会越远。


对已经处于战争状态的物料,更是要与供应商合作,花费时间与精力,找出战争的根源,制定整改行动计划,明确责任人,限期加以解决。否则就应该“军法从事”。这样才能逐步消除办公室的战争状态,回归正常的平平稳稳的工作环境。【END】

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作者 | 颜家平 

中国采购商学院  专家顾问

500强汽车零部件外资企业供应链总监,高级经济师,

30多年供应链管理经验,对制造企业供应链管理,物料预测,库存管理,MMOG,有丰富的经验和独特的研究。


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采购江湖
供应商从他那里挣到钱应该高兴才对,为什么心里不舒服
请教各位大侠,你们公司对供应商考核时,采购,质量,计划这三个部门的分数是怎么占比的?
我是园林施工企业的资深采购者,初次找到组织!希望在此与大家共同交流,互相学习,提高自己!
我是园林施工企业的资深采购者,初次找到组织!很高兴!希望在此与大家共同交流,互相学习,提高自己!
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