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采购是什么,我们真的需要采购部门吗?(总经理必读)

2018-06-11

    本系列文章的初衷是希望能够帮助老板,职业经理人和采购管理者构建沟通的桥梁。使前者能更好的理解采购,理解采购管理可以达成的战略目标,理解好的采购管理可以成为企业发展的竞争力之一。

        我在之前的职业生涯中,深深的感到阻碍实现卓越采购管理的不仅仅是采购的专业能力,更多是和上层管理者达成共识,使采购目标与企业目标协同发展。不能达成共识的采购管理者无论能力多强,最后往往黯然离场,对于企业也是不小的损失。因此我希望通过本系列文章和各位老板,职业经理人进行沟通探讨,以使采购这个功能块能更好的为企业服务。

       作为开始,我们先来看看国企,私企,外企的老板们对于采购都有些什么看法吧:

国企厂长:采购那帮嘴尖油滑的小子,天天供应商围着转,真是个好差事,得给他们加点码。
私企老板1:采购这活,还得自家人来做。外人说的头头是道,背后揩油我还做冤大头。
私企老板2:自己人做采购也麻烦。水平不行。不过外面找的那个采购经理,光是能说,也看不出省了多少钱。还得防着点。
私企老板3:有必要设立什么采购部吗?天天和其他部门扯皮,还不如撤了算了。每个部门自己买好了。简单快捷。每个部门分散买,也出不了大事。
职业经理人1(私企,外企):这天天提交我签合同,价格那么贵,文件也不清楚,签也不是,不签也不是。这帮采购,水平太差。
职业经理人2(私企,外企):那些个供应商,A像个甲方一样,天天谈条件,催付款。B那个水平,能产出什么好产品?C天天交付不及时,产品出不来,客户都投诉。不知道养这些供应商干嘛?那些个采购,连个供应商都搞不定,不知道养这帮采购人员干嘛?
职业经理人3(私企,外企):也不知道这采购流程怎么走的?预算在哪里?采购个东西要这么长时间?怎么我还没批准,这款都付了? 合同是怎么签的?出了事情,采购居然说合同就是这么约定的?

       听起来熟悉吗?当然这只是一部分声音。不可否认的是,我们的老板或职业经理人或多或少对采购都有很多疑惑和不满吧。国企的采购通常是内部培养或者转岗而来,和组织沟通融合度较好,但是很多国企负责人对采购部门的认可度并不高。私企老板对采购的顾虑则比较大,小点的企业采购人可能是“自己人”;大点的企业开始外聘专业采购人员,但是多多少少私企老板都顾虑钱花的不是很放心。对于外企来说,采购相对规范,有专门的流程组织,专业的采购人员并且经常进行培训。然而外企的职业经理人常常感到对于成本,绩效,供应商体系感觉缺乏有效的衡量手段。尤其是业务出身或者生产出身的职业经理人对于采购的认识和采购管理者常常打不成共识而造成采购管理的绩效不能达到预期。

       所以,我们先追踪溯源,回答最基础的问题:采购是什么?大家都说,采购是花钱的部门,其实更确切的说,采购是替老板或组织花钱的部门。组织授权采购部门购买组织所需的产品或服务,采购部门需要专门的人员,寻找合适的供应商,遵守相应的采购流程,确保价格合适,质量符合要求的产品或服务按时交付到企业手里

        那么为什么在授权人和被授权人之间会有那么多的抱怨和不信任?其实换个角度看,老板们或职业经理人心里天天都挂着销售额,成本,利润的数字,你那成本那么大,我把钱都给你花,你说清楚了都怎么花了吗?更生气的是,花了那么多钱,居然货交不出来,质量出问题,客户天天投诉,到客户处去装孙子,影响了销售数据,养采购有用吗?外企更是有内审部门,降低成本先不说,一查采购,处处文件不全,合同报价不符,采购没管好,影响到公司绩效也是经理人担心的事情。

       所以这钱授权给别人去买东西,真的有效吗? 我们真的需要采购部门吗?


以上我们论述了采购的基本功能是公司授权采购组织通过专业的方式,相应的流程为企业采购所需的产品和服务并实现成本,质量和交付上的各种目标。那么再次追踪溯源,为什么一定要设立采购组织做这样的授权呢?采购组织设立的必要性在哪里?


这似乎算不上一个问题。采购组织不是理所当然存在的吗?其实并非如此。对于很多小规模的企业来讲,采购组织的设立并非是必要的。而对于有一定规模的公司,回顾这个问题也能对于采购的价值有一个清晰的认识,从而能够进一步从价值的角度提升采购可以做出的贡献。

 

我们先从经济角度衡量一下采购的价值。假设企业采购2000万的直接或间接物料,采购通过谈判节省5-10%,即大约100-200万。 如果在一线城市雇佣2个中级采购人员,成本大约在20-40万左右。单从成本角度,还算一笔值得的买卖。而且集中采购有规模效应,少量的采购人员即可完成较高的采购额,例如5000万的采购额,可以雇佣2个中级至高级的采购再加一个助理,总成本不超过50万,但可能带来200-500万的节省额。这个利润的增长比销售来的更快更直接。

 

听起来是美好的数字,但是怎么能确定采购能带来节省,而不是买的更贵?怎么就能判断采购的能力就一定比各个部门自己买更强?

 

我们先讲正常的逻辑,即我们招聘的是合格的采购人员,在这个前提下我们做个论证:

 

首先,采购都要遵循一个流程,典型的就是三家比价。为什么要三家比较?就是摸一个市场行情。这能在一定程度上至少防止买到远远高于市场基准的产品。而其他业务部门通常是不愿意或者没有时间来做三家比较询价的。因为他们的目标是尽快买到所需的产品和服务,而且质量比价格更受关注。

 

第二,当把所有采购额都集中都采购来进行的时候,采购可以有更好的议价权。大家都知道,“量大价格从优“的道理。这比各个部门分散采购要更有优势。

 


第三,人人都说“买的不如卖的精”,说的就是销售人员通常都有十八般武艺,知道如何获取企业各种信息,然后采取合适的销售手段卖的更好的价钱。那么天天和销售打交道的采购,正常来说是会比其他业务部门有更好的商务技能,在实践和学习中不断培养出和各种销售谈判的技巧。而在谈判中“信息就是一切”,如果销售人员轻易从业务部门那里拿到业务信息,谁在谈判中更占据主动呢?

 

第四,有了采购部,节省了其他部门很多处理琐碎事情的时间。比如签订合同条款,跟进订单,处理付款,ERP操作等等。而且合格的采购人员要对合同条款非常熟悉,除了价格谈判之外,也会注重对于付款方式,合同细节条款的谈判,这样完善的合同文本对于购买方在日后发生纠纷的时候会是很好的保护。

 

最后, 优秀的采购人员能给企业带来的价值远远不只是是成本节约。采购需要的达到的通常是“QCDS”的指标,即成本,交付,质量和服务。采购寻找供应商,谈判价格,签订合同要实现各个方面的指标。采购规范化的合同也给企业大大减少未来纠纷的风险。

 

实际上,优秀的采购组织,体系和人员能够给企业带来更多的增值服务,例如供应商先期介入,供应链整合,现金流支持,甚至强强联合的合作伙伴的关系。现在很多大企业已经在提倡世界级采购的概念,采购到达企业战略的层面,成为企业的核心竞争力。

 

谈到这里,大家对于采购的价值以及对于采购的价值应该有个比较清晰的认识了。然而,对于中小规模的企业老板们来讲,可能还有一个疑惑,如果把所有采购都集中的话,是不是会更容易带来腐败的问题呢?如何解决采购的腐败问题呢?

(未完待续)

 

关于作者:


唐子婷老师为彼威达(BVDA) 创始合伙人,首席顾问。北大国际MBA和美国Fordham大学FMBA。超过10年的跨国公司的高层管理经验。领导管理了供应链下各个子模块如计划,采购,物流,进出口,仓储等,并将供应链和采购打造为企业的核心竞争力。拥有丰富的行业经验与前瞻视角,为客户带来了卓有成效的采购和供应链优化改善项目


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