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间接采购人才为什么奇缺?

2018-06-01


近些年来,GDP 中服务业的比重逐渐上升,社会和企业需要的服务越来越多。为了保持和抢占市场地位,企业越来越需要将精力和资源集中在自己的核心业务上,同时把越来越多地把非核心业务和技术外包给第三方。


中国市场粗犷式高速发展的时代慢慢告一段落,企业也越来越需要加强精益生产,在市场慢增长或不增长的情况下不断提高生产效率。


正是在这些大背景下,间接物料和服务在企业中起到了越来越重要的作用。公司对于间接物料和服务供应商的表现、对采购团队的业绩要求和期望值也越来越高。


而从企业高层接受“艰巨”任务后,许多采购部经理却发现可以有效管理间接材料和服务采购(以下简称间接采购)、很快做出业绩的采购从业人员非常难找,甚至可以说是奇缺。


有些公司高层领导不理解采购部经理的难处,甚至责怪采购部经理无能:“间接产品和服务都是拿来就用的,供应商市场上一抓一大把,不像直接材料采购那么要求专业性,为什么还找不到合适的采购人员、那么难出成绩呢?”


有了合适的人才就好办事,就不愁完成领导交给的艰巨任务。下面我们就“间接采购人才为什么奇缺?”这个问题做一下探讨和分析。


1
间接采购人才奇缺的第一个原因

公司决策层没有充分认识到此类采购的重要性和难点。许多公司高层,如果问他们公司成本中直接采购费用占多少百分比,他们都可以说出个大概比例。但是如果你问公司成本中间接物料和服务采购费用占多少比例时,许多人都答不上来。


这其中原因有很多,一方面是历史上过去间接物料和服务采购费用所占比例往往非常低。现在随着其比例逐渐增加,作用也大大提高以后,许多公司的管理体系和职能划分没有及时调整和跟进。


比如许多公司财务报表和业务汇报材料虽然常有直接材料这一项,但大都没有特别提到间接材料和服务的内容。这些费用往往和其他杂项合在一起,没有单独的可视性,使得决策层看不到间接采购日益增加的重要性。


另一方面,由于间接采购历来不被重视,相应的,间接采购任务大都是让其他职能机构代为完成。这导致信息数据未被完好保留,或是散落在无数人的电脑甚至抽屉里。


偶尔碰到高层领导要关注一下,也很难反映出总体实际情况。高层看不到整体情况、看不到间接采购日益增长的重要性和影响力,自然不会花精力去关注,去支持间接采购。


这也导致决策层很少向间接物料和服务采购投入人力和其他需要的资源。更有甚者,一旦经济不好,业务下滑,决策层还会首先裁减本来就少的间接物料和服务采购人员。相关从业人员看到这个职业的前景如此黯淡,大多都会望而却步。长此以往,也难怪没有相应的人才积累。


除了缺少高层重视外,造成间接物料和服务采购人员奇缺的还有公司对此类采购的难度认识不足。包括高层在内的多数人认为直接采购一般是自己公司特别为产品设计,单项金额巨大,选择供应商、和供应商谈业务、以及对开展业务后的供应商管理,都需要很强的专业技能,以及内外沟通能力,是有难度的,值得投入有经验,有专业能力的人才去执行。


而间接材料和服务,大多是去市场选购大宗成熟的产品,质量和性能都是由供应商设定好了,单笔金额又小,应该是很容易的,所以不值得太关注,也不用投入有能力和专业技能的人才。


甚至有公司把能力弱的、表现不太好的采购人员发配到间接材料和服务采购部门去充数。因为准入门槛低,待遇和地位低,自然有能力的人员都不愿意加入。


2
间接采购人才奇缺的第二个原因

间接采购工作本身的复杂性也导致了这方面人才的稀缺。这种复杂性首先来自目前对于此类采购的评判具有非常强的主观性。众所周知,直接材料都有完整的工程技术要求,包括图纸、相关企业和行业标准,以及完整的测试及验证体系。产品好不好,一般可以非常客观地判断。


相比而言,在目前的管理水平下,企业里间接材料和服务类供应商,产品和服务好坏的评判却十分主观。谁好谁不好往往由使用者的感觉来定。比如润滑油、冷却液、刀具、钻头的好用与否要听生产的,设备零配件和设施维护服务好坏与否要听生产的;劳务公司,员工福利服务好坏与否要听人事的;办公用品,差旅服务好坏要听行政的;广告、大型活动、展会的供应商好坏要听市场部的等等。


因为评判标准现在还处于一种非常主观的水平,这类采购也容易“被领导指示左右”。所以此类采购常常夹在各种“意见”之间,间接采购人员发现如不照着使用部门或领导的意思决定供应商和合同条款,就会被有关人员“找茬”,甚至被“整”。


在这种情况下,要求有所作为的间接采购人员一方面需要有很强的专业知识,另一方面还要有能力洞察组织内具体情况,平衡各方需要,制定相应的有效流程(不能照搬直接材料)。与此同时,还要有极强的沟通技巧。对间接采购人员如此高的要求,在公司对此类采购不太重视的情况下,难怪间接采购人才非常难找。


间接采购的复杂性还源于其涉及的利益关联性。如上所述,在目前情况下对这类采购的判定主观性高,再加上采购数额、条款,和供应商沟通情况透明度低等原因,所以许多供应商会抛开间接采购,和相关使用部门“单线联系”。


相关部门做好了合同后只让间接采购人员办个手续,甚至有时连手续都不经过间接采购部门,完全暗箱操作。这样的情况导致相关各部门形成许多长期复杂的关联利益关系。


有些公司在认识到此类间接采购的重要性后指派专业采购人员去加强管理。采购人员要面对这些根深蒂固的关联利益关系,如果没有一定的政治技巧,没有最高层的绝对支持是没法完成任务的。


这要求间接采购人员在政治技巧,应变能力,沟通能力上有出色的表现,并能利用一定的流程来管理各方利益方面。这些对间接采购人员的具体能力要求甚至比对直接材料采购人员的要求还要高。这也是导致间接采购的人员奇缺的另一个主要原因。


除以上两点外,间接采购的复杂性还源于其大多是小批量多品种采购、且涉及供应商数目众多。一般公司间接采购额可占采购总额的1/4左右,但其所用供应商数目占比可达80%,甚至更多。和直接材料相比,间接材料和服务的每一单类采购额都很少。


这使得间接采购人员要管理的产品和服务种类、供应商的数目就很多。但麻雀虽小五脏俱全,管理一个供应商,不管采购金额大小,都要求一定的工作量。间接采购人员一方面要有更广的知识面去熟悉所管理的众多采购产品和服务的种类,另一方面又要花费更多的时间去处理日常事务。这就决定了间接采购人员很难在短时间内学习积累到足够的专业知识。


现在一些公司已经开始对间接采购更加重视起来,指派有经验的直接材料采购人员充实到间接采购领域工作,加强这方面的人力投入。但这些资深采购人员很快发现管理直接材料的灵丹妙药用在间接材料和服务采购管理上并不十分见效。究其原因是没有充分认识到间接采购的独特性。所以,想走捷径,从直接材料采购调人来应付间接采购的做法,是不能满足企业的实际需要的。



3
间接采购人才奇缺的第三个原因

社会对于间接采购人才的培养未能跟上经济和企业发展的步伐。现在虽然市场上采购培训机构和课程众多,国外知名机构、港台、国内机构都有许多针对不同企业和行业的课程及培训方案。但目前这些课程的参加人员绝大多数还是从事直接材料采购的人员。


而且几乎所有课程、解决方案及案例也都仅限于直接材料采购。同时社会上为数众多的采购协会、论坛、俱乐部以及商会所属的采购委员会,讨论的话题也极少涉及间接采购。


与已经形成全球采购、集中采购模式的直接材料采购不同,间接采购人员大都分布于不同业务单元、不同地区,接受不同部门和地区的领导,再加上平时繁琐的日常事务缠身,间接采购人员在企业内部和外部协会的相关交流活动中也得不到和同行相互借鉴学习的机会,得不到专业化的培训。这些都使得有能力、有经验的间接采购人才更加难以寻找了。


那么如何解决间接采购人才奇缺的问题呢?


首先,采购部的最高领导应该加强与企业决策层的沟通,利用各种渠道和方法帮助决策层充分认识到间接采购的重要性、独特性和其难度。


尽力说服其为间接采购投入足够的资源,为支持间接采购管理的专业化,透明化提供强有力的政治支持。最高层的支持包括在间接材料和服务领域授予采购人员应有的职权,把间接采购列入公司正式流程和政策,纳入ERP系统管理中,等等。


其次,公司管理层应对间接采购人员和团队取得的成绩和作用充分认可和表彰,提高间接采购人员和团队在公司的知名度。


比如提供相应的晋升和职业发展机会,包括提拔在间接采购中做出突出贡献又有领导力的员工去其他领域任职,以鼓励更多有能力的员工在间接采购这个领域努力发展成专业人才。


解决间接采购人才奇缺这个问题还需要采购培训机构和教育机构及时看到市场对于间接采购人才需求的增长,投入足够力量专门开发出更适合间接材料和服务采购的培训课程及人才发展方案。


近几年,像上海这样外企和服务业发达的城市,参加采购培训和认证的间接采购从业者渐渐多了起来。另外随着服务业的快速发展,一些大银行、保险公司、IT 公司,开始把他们的间接材料和服务采购人员送到国际知名采购培训教育机构参加系统培训。


这些都是可喜的开端。要解决间接采购人员稀缺的问题,有关行业协会和采购组织也应该在企业界和社会上继续大力宣扬间接采购的重要性、独特性和专业性。


通过以上措施,间接材料和服务采购的专业化可以更多、更快地得到企业和社会的重视及认可!祝愿间接采购从业人员可以获得更多职业发展机会和支持,充分发挥自己在间接采购方面的专业技能和知识为公司的发展做出更大贡献。


也祝愿采购部经理和总监们越来越容易地找到得力干将,把间接采购在公司做大做强,把采购这个职能部门发展成公司内更具影响力的部门!

作者:杨文生,美国 ILE 公司总经理 (www.ile-china.com),上海美国商会董事会董事、供应链委员会副主席,中国物流采购联合会核心专家。

出处:中国物流采购联合会采购委。


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采购江湖
现在负责电子元器件的采购,想和同做这块的采购或者销售交流下了解市场行情。
床品家居行业的采购,对整个供应链的管理有点困惑,对于维护供应商关系方面还想请教各位大神~
供应商年度大会
公司老总提出要开供应商年度大会,要采购部拿计划,出方案,有没有公司这样做的呢
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